עלות- תועלת בתפקיד חדש 

לפני שהמנהל שלכם גויס או מונה לתפקידו החדש, היה מישהו שעשה זאת לפניו. מהכרות מוקדמת עם הצוות ועם מנהלים קודמים, אתם כפונקצית HR יכולים לעזור למנהל שלכם להבין מה עבד טוב ומה פחות, לתת למנהל החדש insights  מהכרותכם על מנת שידע מאיפה להמשיך. 

מנהלים שישמרו התנהלויות או הרגלים שעבדו קודם ויראו לצוות שהם אתם יחד רוצים להצליח ולא רק לנהל בסמכותיות, יזכו בהרבה אהדה. ניתן גם להציע למנהל חדש לעשות שולחן עגול עם נציגים מהצות על מנת לשמוע ולתת להם להציף מה כן עבד.. כך מייצרים רוח צוותית משותפת ומאפשרים למנהל מקום בטוח להביע, למצב עצמו ולחבר את העובדים אליו, כבר מההתחלה. 

תחושה של שותפות ושיתוף תמיד עזרה ליצירת צוות. 

 עובד צריך מישהו לסמוך עליו!

מסר שחשוב להזכיר למנהלים. במיוחד במצבים של אי וודאות, עובדים צריכים לדעת שיש להם על מי לסמוך ויש מישהו שדואג להם. מנהל צריך להבין שתפקידו להיות מנהיג! גם אם הוא חדש בתפקיד, לייצר לעובדים שלו תחושה שהוא כאן בשבילם ובודק איך להקל עליהם. 

זו מיומנות שיש לחזק/ לרכוש אבל כמשאבי אנוש מספיק שמנהל יבין זאת, וזו כבר התחלה חשובה. 

מה עושים עם זה/איך להגיע לזה? 

ראשית, אין פתרונות קסם ולרכוש מיומנות כזו זה תהליך שיש לעבור, אבל! עצם העלאת המודעות למנהל על כך עוזרת. 

שנית, מנהל לא צריך לתת תחושה שעסקים כרגיל כשזה לא המצב. זה בסדר גמור שאם אין לו תשובות או פתרונות מיידיים לעובדים שלו, הוא יאמר שבודק וחוזר עם תשובות. יש מנהלים שחוששים מלשתף עובד בזה, כי אולי זה מוריג שמערכם כמנהלים. והתשובה הנכונה היא שההפך הוא הנכון.

מנהיג לא צריך לדעת הכל מראש, הוא צריך להשרות תחושה שלא משנה מה, הוא ימצא את הפתרון, והידיעה הזו בלבד, נותנת בטחון לעובדים שיש מי שדואג להם. 

ניהול מבוזר וניהול מרחוק- המפתח להצלחה הוא תקשורת שוטפת ונכונה!! 

שמירה על תקשורת אישית עם העובד היא גורם מרכזי בשימור, יצירת חיבור לארגון ושמירת מחויבות גבוהה של העובד. התקשורת שאני מתיחסת אליה כאן היא תקשורת בין אישית על נושאים אישיים ולא רק מקצועיים. 

מה הכוונה? 

חשוב שמנהלים יבינו שעובד היום לא מסתפק בכסף כדי לעבוד קשה כל כך, לכן לא מובן מאליו שאם נבקש שיעשו משהו, הם פשוט יעשו. 

לעובדים היום לא משנה בעבור מי יעבדו כי הכל מרחוק גם ככה, מה שכן חשוב להם זה שיעבדו במקום שרואה אותם, את הצרכים שלהם ושיתוגמלו בהתאם. 

יותר מזה, עובד ירצה להרגיש נוח לפנות למנהל הישיר שלו. 

מתוך כך, שלעיתים יש להנחות מנהלים לבצע שיחות אישיות לעובד ממש כחלק מתוכנית עבודה שבועית, כמו משימה נוספת בלו"ז, כשמטרת השיחות האלו היא שימור קשר אישי ובירור צרכים של העובד. 

איך עושים זאת נכון? 

בין אם מרחוק או במשרד, שיחה אישית טלפונית קצרה של קשר אישי. בשיחה המנהלים מתעניינים בשלומו של עובד, בירור צרכים על מה חסר לו לטובת השינוי שהתרחש, האם הוא זקוק לדבר מה מהמנהל/ מהחברה, האם חסר לו ציוד מתאים, שעות גמישות או כל דבר שיכול לעזור למנהל לעזור לו או בכלל, אולי זקוק רק לכתף תומכת או מעט בהירות. 

האפקט של שיחה כזו הוא עצום, המאמץ נמוך. 

*שימו לב- שיחה חד פעמית כזו לא תשמר שום מחויבות אצל העובד 

על המנהל להבין שזה צריך להיעשות אחת לשבועיים לפחות, ולהתמיד בכך. 

כל שינוי (גם אם בתקשורת ויצירת אמון) יצליח רק אם נתמיד בו.

איך נכון לדבר עם העובד? קצת על העברת מסרים

מנהלים לעיתים נוטים לחשוב שמה שמובן להם, מובן מאליו לעובד.

בנוסף, הם לעיתים מאמינים שהדרך בה הם מסבירים לצוות את ההחלטות או המשימות, היא ברורה ומוסברת. אז זהו, שלא תמיד. 

אחד האתגרים הגדולים בעבודה מול מנהלים הוא להסביר להם שעליהם לדבר אחרת ממה שנראה להם הגיוני. אתם מכירים את הצוות לפניהם ותוכלו להנחות אותם אם יש מישהו רגיש, דומיננטי או מוחלש בצוות. 

עם כל אחד מאלו, נרצה שהוא ידבר אחרת. למה? כי כל אחד יבין את הדברים שיועברו לו בהתאם למי שהוא ואיך שהוא תופס דברים. זה נושא שלם שקשור לסגנונות תקשורת אבל לכרגע, חשוב להבין שהדרך להעביר את המסר, משתנה מעובד לעובד, ויותר מזה, אסור לחשוב שמה שברור לנו ברור לצד השני. 

אז איך בכל זאת? ראשית, להקפיד לדבר באופן קצר וברור. לדבר על העיקר ולא על הטפל בצורה מתומצתת. 

שנית, על המנהל להסביר לצוות/ לעובד שלו מסר באותן מילים בהן הוא היה רוצה שיסבירו לו בפעם הראשונה שנתקל בנושא. 

וחשוב לזכור, כל מסר שעובר, צריך להיות מותאם לאדם שעובד מולנו. 

אם למנהל יש עובד מאוד משימתי, עליו לדבר איתו בצורה ממוקדמת מטרה. 

לחילופין, עובד שדורש יותר תשומת לב, נדבר איתו גם על הפרטים מסביב ולא רק מה צריך לעשות. 

שימור רוח צוותית 

אחד האתגרים בניהול מבוזר/ מרחוק הוא לשמור על אוירת הצוות ולא שירגישו כאינדבידואלים ללא  שייכות לקבוצה.

כשעובד מרגיש שלא משנה היכן עמדת העבודה שלו, הוא חלק ממשהו גדול יותר, זה מחזק שייכות ואפקטיביות. 

למנהלים יש נטייה להמשיך להתנהל כרגיל גם מרחוק, ולעשות שיחות צוות לטובת חלוקת משימות וסטטוס. 

כאן אתם כמשאבי אנוש נכנסים לתמונה! 

אסור!אסור! אסור לתת למנהלים להתנהל רק על משימות. הם מנהלים אנשים ויש להם השפעה מאוד גדולה על חוית עובד, אפקטיביות ושימור עובדים בארגון. 

מה זה אומר? שגם אם מרחוק וגם אם במשרד, צריך לזכור שצוותים מרחוק, לא חווים יותר שיחות מסדרון, צחוקים בפינת הקפה של המשרד ואין להם יכולת לSmall talk  כשרגע רוצים להתאורר ולהכניס ראש למשרד של החבר לצוות. 

לכן את אלו יש לייצר וירטואלית במידה ועברתם לעבוד מרחוק, בין אם זה חצי שעה צוותית מחוץ למסגרת עבודה נטו לפרוק ולצבור אנרגיות Chat room, Weekly teem video call, outside the office meeting s, קבוצת וואטסאפ שיעודית לשיחות צוות חבריות שאינן שיח מקצועי, מקום לשיתוף והומור. 

פעולות קטנות שעושות הבדל גדול בכל הקשור לשימור הצוות, מוטיבציה, שייכות ומורל.